Оформление сотрудника на работу. Часть 1.

Этой статьей мне хочется открыть нашу новую рублику:  «Прием сотрудника на работу».  В ней мы с Вами рассмотрим все нюансы и подводные камни, а так же я представлю все ссылки на законы, которые необходимо изучить кадровому работнику. Итак, начнем с самого начала.

Документальное оформление

При приеме на работу:

•сотрудник, как правило, пишет заявление и прикладывает все необходимые документы, а также дает работодателю согласие на обработку своих персональных данных;

•работодатель знакомит сотрудника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой;

•сотрудник и работодатель заключают трудовой договор;

•на основе заключенного договора служба персонала издает приказ о приеме на работу и оформляет иные документы: трудовую книжку, личную карточку, пенсионное свидетельство (при необходимости).

Заявление о приеме

Основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Об этом сказано в статье 56 Трудового кодекса РФ. Однако на заявлении очень удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Составить заявление можно в произвольной форме. После оформления приема на работу заявление подшивается в личное дело сотрудника.

Ознакомление с локальными актами

Сотрудника необходимо ознакомить под подпись с локальными актами организации, которые непосредственно связаны с его работой, еще до подписания трудового договора. К таким локальным актам в обязательном порядке относят Правила трудового распорядка и коллективный договор – при его наличии в организации.

Кроме того, это могут быть любые другие локальные акты работодателя, которые связаны с трудовой деятельностью конкретного работника. Например, если работа сотрудника предполагает командировки, то его дополнительно нужно ознакомить с Положением о командировках. Если работнику установлен ненормированный рабочий день – то с Положением о ненормированном рабочем дне и т. п.

Знакомить с локальными документами необходимо всех работников независимо от занимаемой ими должности, в том числе руководителя.

Такой порядок предусмотрен в части 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Ознакомить сотрудников с любыми локальными актами под подпись можно несколькими способами.

Способ 1. Оформить лист ознакомления к каждому локальному акту, где сотрудники будут ставить даты ознакомления и свои подписи.

Способ 2. Завести общий журнал ознакомления с локальными актами организации, в котором сотрудники будут ставить даты и подписи по мере ознакомления с необходимыми документами. Такой способ подойдет, если в организации не слишком много локальных актов.

Способ 3. С локальными актами сотрудников, как правило, знакомят при приеме на работу, а в дальнейшем – при изменении условий труда. Поэтому еще один способ: включать непосредственно в текст трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору фразу о том, что сотрудник ознакомлен с определенным перечнем локальных документов. Такая фраза должна быть указана до того, как сотрудник ставит окончательную подпись, подтверждающую ознакомление с самим договором или соглашением к нему.

Конкретный способ ознакомления каждая организация определяет самостоятельно. Причем для разных ситуаций и документов можно использовать разные способы. Здесь главное, чтобы у работодателя оставалось документальное подтверждение, что сотрудник ознакомлен с определенным локальным актом, с датой такого ознакомления.

Трудовой договор

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. На экземпляре организации сотрудник должен расписаться. Его подпись подтверждает, что он получил свой экземпляр трудового договора. Такие правила установлены частью 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Трудовой договор составьте в произвольной форме. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения по зарплате, должности, режиму рабочего времени и т. д.

Совет: При приеме сотрудника на работу в его трудовом договоре укажите конкретную сумму оклада (тарифной ставки), а не пишите фразу «согласно штатному расписанию».

Если сделать отсылку к штатному расписанию, оно станет неотъемлемой частью трудового договора. В таком случае вам придется знакомить сотрудника под подпись с этим документом и со всеми изменениями в нем.

Должность в трудовом договоре указывайте в строгом соответствии со штатным расписанием. Принимать сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, неправомерно. Это следует из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1.

Сведения о полагающихся сотруднику поощрительных выплатах (надбавках, доплатах) в трудовом договоре указывать необязательно. Достаточно сделать в трудовом договоре отсылку к коллективному договору или иному локальному нормативному акту организации, в котором указаны основания и условия их выплаты. Такие разъяснения содержатся в пункте 1 письма Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1.

Трудовой договор, заключенный с профессиональным спортсменом или тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ (например, обязанность спортсмена не использовать допинговые препараты, обязанность тренера проводить меры по предотвращению использования спортсменами запрещенных препаратов). При составлении трудового договора с сотрудником бюджетного учреждения также можно руководствоваться рекомендациями, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 14 августа 2008 г. № 424н.

Подробнее о том, какие разделы и условия должны быть прописаны в трудовом договоре, см. Как создать шаблон трудового договора. Об особенностях заключения эффективного контракта в бюджетных учреждениях см. Как оформить эффективный контракт.

Внимание: за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора организация, а также ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности (ч. 3 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ). На это указывают и суды, см., например, апелляционное определение Омского областного суда от 29 января 2015 г. № 33-419/2015.

Внимание: трудовые отношения могут возникнуть и без заключения трудового договора, на основании фактического допуска сотрудника к работе.

Обязательным реквизитом любого документа является его дата – дата, когда документ был фактически составлен (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Иной трактовки эта дата не допускает. Дата начала работы, о которой говорится в статье 57 Трудового кодекса РФ, определяется по соглашению сторон и является обязательным для включения в договор условием (ч. 2 ст. 57, ст. 61 ТК РФ). Датой начала работы может быть любая дата не ранее чем стороны пришли к соглашению и оформили договор. Только в исключительных случаях трудовой договор может быть составлен позже даты фактического начала работы и распространять свое действие на трудовые отношения, предшествующие оформлению документа.

Предзаключить трудовой договор и установить более позднюю дату начала работы можно без каких-либо ограничений. Поскольку в трудовом законодательстве не указан конкретный срок оформления документов с отложенным сроком действия. Это значит, что дата начала работы может отличаться от даты подписания самого трудового договора и на неделю, и на месяц, и даже более при условии согласия на это работодателя и сотрудника. Более того, на практике нередко именно так и поступают, чтобы зафиксировать договоренности и оградить себя от дальнейших рисков. В большей степени это защита для сотрудника, потому что по заключенному договору работодатель обязан будет его принять в оговоренную дату независимо от обстоятельств. А вот сотрудник даже при заключенном трудовом договоре может просто не выйти на работу в указанный день, и тогда работодателю останется только аннулировать договор и искать нового кандидата. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 19 декабря 2007 г. № 5203-6-0.

Таким образом, при заключении трудового договора можно указать дату начала работы спустя какое-то время, например неделю, месяц или более, при согласии на это работодателя и сотрудника.

Нумерация трудовых договоров

Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор, заключенный со спортсменом, тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в статье 348.2 Трудового кодекса РФ. К числу обязательных сведений номер трудового договора не относится.

Вместе с тем, некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров (например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) (в случае если организация не утвердила самостоятельно разработанную форму). Поэтому в целях правильного заполнения документов целесообразно присваивать номера (проставлять нумерацию) трудовым договорам.

Процедура такой нумерации законодательно не урегулирована. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. На практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 года, присваивается номер 16/03, где 16 – порядковый номер договора, 03 – месяц заключения договора).

Такие разъяснения даны в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0.

Условие о поездках

Вопрос из практики: нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.

Разъездной характер носят работы, при которых:

•у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);

•часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

•производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);

•предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).

В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. Такой вывод подтверждают Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168 и судебная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).

В коллективном договоре или в локальном нормативном акте, например приказе, работодатель может предусмотреть конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки и перемещения. Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.

Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно в коллективном договоре или в локальном акте нужно определить:

•перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);

•размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ);

•порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

Размеры и порядок возмещения расходов можно также прописать в трудовых договорах с конкретными сотрудниками.

Аналогичные разъяснения дают Роструд в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ и Минфин России в письме от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182. На это указывают и суды, см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 августа 2014 г. № А32-28657/2013.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

В отличие от командировок оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным или подвижным характером работы не нужно. Кроме того, для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям, например, раз в неделю или в месяц, в зависимости от потребностей и целей самой организации.

Вопрос из практики: как указать место работы в трудовом договоре, если трудовой функцией сотрудника является обслуживание программного обеспечения, установленного в другой организации

Если сотрудника принимают на работу для обслуживания программного обеспечения, установленного в другой организации, то местом его работы будет та организация, с которой он заключает трудовой договор. То есть в трудовом договоре в графе «Место работы» следует указать наименование организации-работодателя и ее местоположение. При этом в договоре дополнительно укажите, что работа сотрудника имеет разъездной характер.

Такой вывод следует из совокупности положений абзацев 2 и 8 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Условие о смешанном режиме работы

Вопрос из практики: можно ли в трудовом договоре указать, что сотрудник несколько раз в неделю будет работать в офисе, а остальные дни – дистанционно

Нет, нельзя. Законодательство не предусматривает возможности объединить в рамках одного трудового договора два формата работы.

В отличие от офисной работы при дистанционной сотрудник выполняет свою трудовую функцию:

•вне местонахождения работодателя;

•вне стационарного рабочего места;

•вне территории или объекта, которые находятся под прямым или косвенным контролем работодателя.

При этом для выполнения работы и взаимодействия с работодателем дистанционный сотрудник использует информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет. Такие правила установлены в частях 1, 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Для официального оформления удаленной работы нужно заключать отдельный трудовой договор именно о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1, ст. 312.2 ТК РФ). Поэтому представляется невозможным установить в рамках одного трудового договора условие о сочетании работы в офисе и дистанционно.

При этом законодательство не запрещает работать внутренним совместителем в одной и той же организации по аналогичной должности.

Такие выводы следуют из положений статьи 60.1 Трудового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения следуют из писем Роструда от 18 июня 2012 г. № 873-6-1, от 1 июня 2011 г. № 1495-6.1.

Таким образом, для решения возникшего вопроса с сотрудником можно заключить два отдельных трудовых договора – один о работе по основной должности, а другой о работе по внутреннему совместительству по такой же должности. При этом стороны самостоятельно могут определить, работа в каком формате в рамках указанных договоров будет являться основной, а в каком будет совместительством.

Внимание: следует учесть, что при использовании такой схемы сотруднику необходимо установить неполное рабочее время по его основной работе, поскольку он будет чередовать дни работы в офисе и на дому.

Запрет на употребление алкоголя

Вопрос из практики: как и в каких документах прописать условие о запрете употребления алкоголя на рабочем месте

Включать условие о неупотреблении сотрудниками алкоголя в какие-то определенные кадровые документы трудовое законодательство не требует. Это правило, и последствия за его нарушение действуют по умолчанию в силу трудового законодательства. В частности, нахождение на работе в рабочее время в состоянии опьянения может повлечь для сотрудника отстранение от работы, увольнение, полную материальную ответственность при причинении ущерба (ч. 1 ст. 76, ч. 1 ст. 81, ч. 1 ст. 243 ТК РФ).

Чтобы лишний раз предупредить сотрудника об ответственности, работодатель по своему желанию может добавить условие о неупотреблении алкоголя в коллективный договор или внутренний документ организации, например, в Правила трудового распорядка, а также в трудовые договоры сотрудников. Формулировка соответствующего условия может быть, например, такой: «Работникам запрещено появляться на работе в состоянии алкогольного опьянения, а равно употреблять алкогольные напитки в течение рабочего дня».

Условие о возмещении затрат на медосмотр

Вопрос из практики: можно ли в трудовой договор с сотрудником включить условие о возмещение работодателю затрат на прохождение предварительного медосмотра на случай, если сотрудник проработает в организации меньше трех месяцев

Нет, нельзя.

Сотрудники, которые обязаны проходить предварительный медосмотр при приеме на работу, указаны в статье 213 Трудового кодекса РФ. Перечень факторов и перечень работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медосмотры, содержатся в приказе Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н. Обязательные медосмотры всегда проводятся за счет средств организации (ч. 6 ст. 213 ТК РФ). И трудовое законодательство не содержит оснований для возмещения этих средств организации за счет работника.

Условие о запрете работы у конкурентов

Вопрос из практики: можно ли включить в трудовой договор условие, запрещающее сотруднику в течение двух лет с момента увольнения заключать новые трудовые договоры с конкурентами или контрагентами работодателя

Нет, нельзя.

Данное условие ущемляет право сотрудника свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию (ст. 2 ТК РФ, ст. 37 Конституции РФ).

Трудовой договор не может содержать условий, которые ограничивают права или снижают уровень гарантий сотрудника по сравнению с установленными законодательством России. Если такие условия включены в трудовой договор, то они не подлежат применению. Об этом сказано в части 2 статьи 9 Трудового кодекса РФ. Поэтому условия о запрете трудоустройства к конкурентам или контрагентам включать в трудовой договор с сотрудником неправомерно.

Нумерация страниц, подписи и печати на договоре

Вопрос из практики: обязательно ли прошивать, пронумеровывать, скреплять печатью и ставить подписи на каждой странице трудового договора

Нет, не обязательно, однако такие меры помогут избежать лишних спорных ситуаций.

Требования к форме трудового договора перечислены в статье 67 Трудового кодекса РФ. Так, трудовой договор должен быть заключен в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывают работодатель и сотрудник. При этом подписи ставят в конце текста договора в разделе «Подписи сторон».

Таким образом, трудовое законодательство не содержит требования подписывать каждую страницу трудового договора, если он оформлен на нескольких листах. Необходимость прошивать, пронумеровывать и скреплять печатью трудовые договоры сотрудников законодательством также не предусмотрена.

Вместе с тем, во избежание спорных ситуаций с сотрудником в будущем, например, он может утверждать, что листы в трудовом договоре были заменены без его ведома, рекомендуем в шаблоне трудового договора предусмотреть подписи сторон внизу каждой страницы. В случае если текст трудового договора не очень большой, то его можно распечатывать на одном листе с двух сторон. Если трудовой договор занимает несколько листов, их можно пронумеровывать и прошивать. А после того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформить запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверить подписями обеих сторон и скрепить печатью организации. Конкретные правила оформления трудовых договоров работодатель вправе закрепить в локальном акте организации (ст. 8 ТК РФ).

Вопрос из практики: имеет ли законную силу трудовой договор, если на нем не стоит печать организации-работодателя

Да, имеет.

Скреплять печатью заключаемые с сотрудниками соглашения (трудовые договоры) законодательство не требует. Такой вывод позволяет сделать статья 57 Трудового кодекса РФ. Например, не предусматривает такого реквизита, как печать, и примерный бланк трудового договора, который приведен в постановлении Минтруда России от 23 июля 1998 г. № 29.

В некоторых случаях примерные формы трудовых договоров предусматривают место для печати. Например, примерный трудовой договор, приведенный в приказе Минэкономразвития России от 2 марта 2005 г. № 49, а также примерный трудовой договор, рекомендованный приказом от 14 августа 2008 г. № 424н. Однако указанные формы договоров не являются обязательными.

Вопрос из практики: можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

В общем случае нельзя.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

Вопрос из практики: можно ли использовать факсимиле при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нет, нельзя.

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, который предусматривает воспроизведение факсимильных подписей на договорах, в отношении трудовых договоров не применяется. Это объясняется тем, что трудовые отношения, в том числе порядок заключения трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, регулируются исключительно трудовым законодательством (ст. 5 ТК РФ). Согласно положениям части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах, на каждом из которых стороны договора (сотрудник и работодатель) собственноручно ставят свои подписи.

Начало работы с выходного или праздничного дня

Вопрос из практики: можно ли указать в трудовом договоре, что сотрудник принят на работу с выходного или праздничного дня

Да, можно.

Прием сотрудника на работу осуществляют на основании трудового договора и оформляют приказом руководителя организации по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а либо по самостоятельно разработанной форме (ст. 56, 68 ТК РФ). Дата приема сотрудника на работу в приказе должна соответствовать дате начала работы, зафиксированной в трудовом договоре с сотрудником (ст. 57, ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Трудовое законодательство не содержит ограничений в отношении даты начала работы, указываемой в трудовом договоре. Эта дата определяется по соглашению между сотрудником и работодателем. Такой вывод следует из системного толкования положений статей 56 и 57 Трудового кодекса РФ. Следовательно, дата начала работы (дата приема на работу) может приходиться на любой день: как рабочий, так и праздничный или выходной.

При этом дата приема нового сотрудника в организацию и дата его фактического выхода на работу могут не совпадать. Это объясняется тем, что дата фактического выхода сотрудника на работу дополнительно определяется графиком работы организации или индивидуальным графиком работы сотрудника (ст. 100 ТК РФ).

Пример приема сотрудника на работу с праздничного дня

29 декабря 2012 года между ЗАО «Альфа» в лице генерального директора А.В. Львова и В.Н. Зайцевой заключен трудовой договор, согласно которому Зайцева принимается в организацию на должность бухгалтера. Дата начала работы в трудовом договоре установлена как 1 января 2013 года. В тот же день (29 декабря 2012 года) генеральный директор издал приказ о приеме сотрудницы на работу с 1 января 2013 года.

День фактического выхода Зайцевой на работу определен согласно графику работы организации. В «Альфе» первый рабочий день после новогодних праздников – 9 января 2013 года.

Допуск к работе без оформления трудового договора

Трудовые отношения могут возникнуть и без заключения трудового договора. Договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если новичок фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, определение Конституционного суда РФ от 19 мая 2009 г. № 597-О-О, апелляционные определения Алтайского краевого суда от 12 ноября 2013 г. № 33-8816/2013, Московского городского суда от 30 июля 2013 г. № 11-24141.

Полномочия по допуску новичков к работе могут быть закреплены в должностных инструкциях (трудовых договорах) ответственных сотрудников или в отдельном локальном акте – приказе работодателя.

Специальное документальное оформление фактического допуска новичка к работе Трудовым кодексом РФ не предусмотрено. Допуск подтвердят приказ о приеме на работу с датой фактического начала работы и выполняемая сотрудником работа (трудовая деятельность). В то же время при необходимости работодатель может составить дополнительный документ в произвольной форме о допуске новичка – докладную записку, соглашение, приказ и т. д. Такой предварительный документ необходим, если работодатель планирует установить работнику испытательный срок. Если условие об испытании предварительно не зафиксировать в документе, то включить его в трудовой договор уже не получится (ст. 70 ТК РФ).

Оформить и подписать трудовой договор в рассматриваемой ситуации работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска сотрудника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

Внимание: если новичка к работе допустил неуполномоченный сотрудник организации и работодатель отказывается заключить трудовой договор, то работодатель обязан оплатить новичку фактически отработанное им время и выполненную им работу (ч. 1 ст. 67.1 ТК РФ). При этом сотрудника, который осуществил неправомерный допуск, работодатель может привлечь к дисциплинарной и полной материальной ответственности, а контролирующие органы – к административной (ч. 2 ст. 67.1, ст. 192 ТК РФ, ч. 2 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ). 

Заключение трудового договора с опозданием

Вопрос из практики: нужно ли заключать письменный трудовой договор с сотрудником, который принят на работу до 1992 года и продолжает работать в организации. При приеме на работу трудовой договор был заключен в устной форме

Да, нужно.

Согласно действующему порядку трудовые отношения между сотрудником и работодателем возникают на основании трудового договора, заключенного в письменной форме (ст. 16, 67 ТК РФ).

До вступления в действие Трудового кодекса РФ трудовые отношения регулировались КЗоТ РФ. Оформление трудовых отношений в письменной форме не имело обязательного характера и осуществлялось только при согласии сотрудника (приложение 1 Рекомендации, утвержденной постановлением Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135). С 6 октября 1992 года в статью 18 КЗоТ РФ были внесены изменения, согласно которым оформление договора в письменной форме стало обязательным (п. 15 ст. 1 Закона от 25 сентября 1992 г. № 3543-1).

Таким образом, с сотрудниками, принятым на работу начиная с 6 октября 1992 года, трудовые договоры заключаются исключительно в письменной форме. А в отношении сотрудников, принятых на работу до указанной даты, сложился следующий подход.

Если сотрудник соглашается на предложение работодателя оформить отношения в письменном виде, то последний составляет трудовой договор в общем порядке. В заключаемом договоре отразите фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу – фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Если сотрудник отказывается оформлять письменный трудовой договор, то нужно получить от него письменный отказ. Наличие такого отказа позволит работодателю подтвердить специалистам контролирующих ведомств тот факт, что им были предприняты надлежащие меры по оформлению трудового договора в письменном виде.

Договор с внештатником

Вопрос из практики: можно ли заключить трудовой договор с внештатным сотрудником

В действующем трудовом законодательстве отсутствует определение внештатного сотрудника. Трудовые отношения между сотрудником и работодателем строятся на основании трудового договора или фактического допуска к работе (ст. 16, 56 ТК РФ). При этом все должности, как занятые, так и вакантные, должны быть указаны в штатном расписании. Поэтому сотрудники, с которыми заключен трудовой договор, являются штатными. Таким образом, можно сделать вывод, что внештатными сотрудниками являются лица, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

С лицом, работающим по гражданско-правовому договору, при необходимости можно заключить и трудовой договор. При этом нужно, чтобы в штатном расписании была свободная штатная единица по должности, на которую он будет принят. После оформления приема на работу сотрудник будет считаться штатным.

Договор с ИП

Вопрос из практики: можно ли принять на основную работу гражданина, который имеет статус индивидуального предпринимателя и ведет предпринимательскую деятельность?

Да, можно.

Гражданин, который имеет статус индивидуального предпринимателя и ведет предпринимательскую деятельность, может выступать в качестве работодателя. Такая деятельность для самого предпринимателя не является трудовой. Это следует из положений статьи 20 Трудового кодекса РФ и письма Роструда от 27 февраля 2009 г. № 358-6-1.

Вместе с тем, законодательство не содержит запрета на одновременное ведение предпринимательской и трудовой деятельности. Поэтому гражданина со статусом предпринимателя, если он не устроен на работу по трудовому договору в другом месте, можно оформить в организацию на основное место. Основания для приема сотрудника по совместительству в такой ситуации отсутствуют, поскольку других действующих трудовых договоров с ним нет (ст. 60.1 ТК РФ).

Следует учесть, что трудовой договор нужно заключить именно с физическим лицом, а не с индивидуальным предпринимателем, иначе это будет уже гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг (ст. 15 ТК РФ).

Договор с членами ликвидационной комиссии

Вопрос из практики: нужно ли заключать трудовой или гражданско-правовой договор с членами ликвидационной комиссии?

Да, нужно.

При ликвидации организации ее учредители (участники) или орган, принявший решение о ликвидации, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации. К ликвидационной комиссии переходят полномочия по управлению делами юридического лица, от имени которого она выступает в суде. Это следует из пунктов 2, 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ.

Характер работ в рамках ликвидационной комиссии позволяет заключить с ее исполнителями как трудовые договоры, так и гражданско-правовые договоры.

На практике, если в состав ликвидационной комиссии входят действующие сотрудники организации, то, как правило, заключаются трудовые договоры. Сотрудники могут продолжать трудовую деятельность в рамках действующих трудовых договоров, к которым заключают дополнительные соглашения о работе в качестве члена ликвидационной комиссии. Также с сотрудниками, входящими в состав ликвидационной комиссии, с их согласия трудовые договоры могут быть расторгнуты (по собственному желанию или по соглашению сторон) и заключены гражданско-правовые договоры. Однако такое расторжение может быть расценено как уклонение от выплаты компенсаций, полагающихся при увольнении в связи с ликвидацией организации (ч. 1 ст. 178 ТК РФ).

Если в состав ликвидационной комиссии включены граждане со стороны, то чаще заключается гражданско-правовой договор. Вместе с тем, с ними может быть заключен и срочный трудовой договор.

Такой вывод следует из статей 20, 57, 72, 77 Трудового кодекса РФ, глав 37, 39 Гражданского кодекса РФ.

Оплату труда членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) осуществляет сама ликвидируемая организация (ст. 57, 129 ТК РФ, ст. 709, 781 ГК РФ). Вопрос о размере вознаграждения членам ликвидационной комиссии (ликвидатору) на законодательном уровне не урегулирован. Как правило, решение о размере вознаграждения и форме оплаты принимают собственники ликвидируемой организации при назначении ликвидационной комиссии и формировании ее состава.

Договор со студентом-очником

Вопрос из практики: какой трудовой договор можно заключить со студентом очного отделения: срочный или бессрочный

Ответ на данный вопрос зависит от конкретных обстоятельств.

Срочный трудовой договор в обязательном порядке заключают со студентом, которого принимают на стажировку. Это предусмотрено абзацем 9 части 1 статьи 59 Трудового кодекса РФ.

В остальных случаях при приеме на работу студента-очника срочный договор с ним можно заключить только в определенных случаях или по соглашению сторон, то есть с учетом согласия самого студента. Если студент такого согласия не выразит, то организация должна будет заключить с ним трудовой договор на неопределенный срок. Такой вывод следует из положений части 1 статьи 58 и абзаца 9 части 2 статьи 59 Трудового кодекса РФ.

Следует учесть, что если после заключения трудового договора на стажировку студент захочет трудоустроиться в той же организации по другой должности, то с ним нужно будет заключить отдельный трудовой договор на внутреннее совместительство. При этом договор для работы по совместительству можно заключить на определенный срок лишь по соглашению сторон, то есть с согласия студента. При отсутствии такого согласия договор на совместительство нужно будет заключить на неопределенный срок. Такое правило установлено в абзаце 11 части 1 статьи 59 Трудового кодекса РФ.

Договор с членом коллегиального исполнительного органа

Вопрос из практики: кто должен подписывать документы о приеме члена коллегиального исполнительного органа

Это может быть уполномоченный член совета директоров или генеральный директор.

Сведения о представителе работодателя, наделенном полномочиями по приему члена коллегиального исполнительного органа, указывают в уставе общества (подп. 8 п. 1 ст. 48 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Таким образом, если уставом предусмотрено, что образование исполнительного органа общества и досрочное прекращение его полномочий относится к компетенции совета директоров, то прием члена коллегиального исполнительного органа общества осуществляют по решению совета директоров. В случае если в уставе общества генеральный директор наделен такими полномочиями, то документы на прием подписывает он.

Указанный порядок действует также и для увольнения члена коллегиального исполнительного органа.

Приказ о приеме на работу

Прием сотрудника на работу оформите приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Об этом сказано в части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ. Для лиц, с которыми организация заключит гражданско-правовые договоры (подряда, возмездного оказания услуг и т. п.), приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу издайте по унифицированной форме № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме.

Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись. До заключения трудового договора сотрудника нужно ознакомить (под подпись) с Правилами трудового распорядка, коллективным договором и другими внутренними документами, регулирующими трудовую деятельность. Такой порядок предусмотрен частями 2 и 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Вопрос из практики: что нужно написать в графе «Принять на работу по...» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на работу на неопределенный срок

В этом случае данная ячейка не заполняется. Такое правило закреплено в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Писать «неопределенный срок», «не определено», «не установлено» и т. п. не нужно. Допустимо поставить прочерк.

Вопрос из практики: что нужно написать в графе «Условия приема на работу, характер работы» приказа по форме № Т-1, если сотрудник принят на обычных условиях (постоянная работа, восьмичасовой рабочий день и т. п.)

Эту графу нужно заполнить, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных. Например, когда сотрудник принимается по совместительству, на неполный рабочий день, в порядке перевода из другой организации и т. п. Это следует из раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Однако, чтобы не оставлять строку пустой, допускается запись и о том, что сотрудник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно).

Трудовая книжка

После издания приказа в трудовой книжке сотрудника сделайте запись о приеме на работу (см. подробности о порядке оформления записи).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, то организация должна оформить новую трудовую книжку, а также страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Сотрудник предъявил несколько трудовых книжек

Вопрос из практики: как поступить, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, оформленных на разные периоды трудовой деятельности сотрудника

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

В книжке отсутствует запись об увольнении

Вопрос из практики: как поступить, если в трудовой книжке сотрудника отсутствует запись об увольнении. По словам сотрудника, прежний работодатель ликвидирован

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Действующее трудовое законодательство не содержит порядка внесения отсутствующей записи в трудовую книжку сотрудника в случае ликвидации организации, которая должна была сделать запись об увольнении. В этой связи новый работодатель вправе воспользоваться нормой о порядке исправления неправильной или неточной записи, произведенной организацией-работодателем в случае ее ликвидации, по аналогии закона (п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Запись об увольнении с прежнего места работы новый работодатель вправе внести на основании соответствующего документа – приказа (распоряжения) бывшего работодателя сотрудника или его копии. В случае ликвидации организации – бывшего работодателя такие сведения можно получить в архиве. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении подтверждающих увольнение документов. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

При отсутствии соответствующих документов и невозможности их получения (в т. ч. посредством обращения в архив) у работодателя не имеются основания для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

В таком случае сотрудник вправе обратиться в суд с заявлением об установлении факта увольнения с предыдущего места работы (гл. 28 ГПК РФ). Решение суда, которым установлен соответствующий факт, также является основанием для внесения новым работодателем в трудовую книжку сотрудника записи о прекращении трудового договора по прежнему месту работы (ст. 13 ГПК РФ).

До подтверждения факта увольнения от предыдущего работодателя (архивной справкой или решением суда) во избежание споров и задвоения трудового стажа сотрудника можно принять на работу по совместительству или гражданско-правовому договору.

Книги по учету трудовых книжек

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2, утвержденное постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этот документ внесите сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. При этом укажите серию и номер каждого бланка.

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3, утвержденное постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этой книге зарегистрируйте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу. При этом также укажите серию и номер каждого документа. Подробнее об этом см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.

Личная карточка

На каждого принятого сотрудника заведите личную карточку по форме № Т-2 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) или по самостоятельно разработанной форме.

Пенсионное свидетельство

Вопрос из практики: как оформить сотруднику страховое пенсионное свидетельство

По общему правилу работодатель оформляет страховое пенсионное свидетельство сотруднику на основании его письменного заявления (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Однако законодательством предусмотрено исключение для дистанционных сотрудников, которые получают пенсионное свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Порядок оформления страхового пенсионного свидетельства работодателем зависит от того, по какой причине сотрудник просит его оформить. Работодатель обязан:

•оформить новое страховое пенсионное свидетельство, если сотрудник устраивается на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);

•оформить дубликат страхового пенсионного свидетельства, если сотрудник утратил пенсионное свидетельство или оно непригодно для использования (п. 5 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);

•обменять страховое пенсионное свидетельство, если изменились личные сведения сотрудника (например, фамилия) (п. 4 ст. 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Если работодатель оформляет сотруднику новое страховое пенсионное свидетельство, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

•анкету застрахованного лица (форма АДВ-1). Заполнить анкету может как сам сотрудник, так и работодатель;

•опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Об этом говорится в пункте 2 статьи 7 и пункте 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктах 18 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения, необходимые для оформления нового свидетельства, представьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с даты заключения трудового договора с сотрудником.

Подать сведения можно:

•на бумаге (например, через законного (уполномоченного) представителя или по почте);

•в электронном виде (на магнитных носителях или по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет)). Возможность сдать документы в электронном виде работодатель согласовывает с отделением Пенсионного фонда РФ индивидуально. При этом оформляется соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Пенсионный фонд РФ оформит страховое пенсионное свидетельство в течение трех недель с момента получения сведений от работодателя.

Это следует из положений абзаца 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктов 9, 11 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Если работодатель оформляет сотруднику дубликат страхового пенсионного свидетельства, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

•заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3). Заполнить заявление (в части личных сведений о сотруднике) может как сам сотрудник, так и работодатель;

•опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Такой порядок утвержден пунктом 5 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 22 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Если работодатель меняет страховое пенсионное свидетельство для сотрудника, он должен подать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ:

•заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2). Заполнить заявление может как сам сотрудник, так и работодатель;

•опись передаваемых документов (форма АДВ-6-1).

Это предусмотрено пунктом 4 статьи 7 и пунктом 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пунктами 20 и 32 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Сведения, необходимые для оформления дубликата или обмена свидетельства, представьте в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с даты, когда получено заявление от сотрудника.

Подать сведения можно в том же порядке, который установлен для оформления нового страхового пенсионного свидетельства.

Пенсионный фонд РФ оформит дубликат страхового пенсионного свидетельства (произведет обмен) в течение месяца с момента получения соответствующих сведений от работодателя.

Об этом говорится в абзаце 2 пункта 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пунктах 27, 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Страховое пенсионное свидетельство (дубликат) выдайте сотруднику в течение недели после его получения из территориального отделения Пенсионного фонда РФ. Сотрудник должен проверить правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписаться о его получении в сопроводительной ведомости (форма АДИ-5). Сопроводительную ведомость верните в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ в течение месяца после получения нового свидетельства (дубликата). Такой порядок установлен пунктами 14, 17 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н.

Полис медицинского страхования

Вопрос из практики: обязан ли работодатель оформлять полис обязательного медицинского страхования сотрудникам

Нет, не обязан.

Для получения полиса обязательного медицинского страхования сотрудник (или его представитель) должен подать соответствующее заявление в страховую медицинскую организацию. Действующее законодательство не возлагает на работодателя обязанности по оформлению полисов сотрудникам. Это следует из положений статьи 46 Закона от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ. Причем обязанность оформлять полис отсутствует как в отношении сотрудников – граждан России, так и в отношении сотрудников-иностранцев.

Допуск к гостайне

Вопрос из практики: как оформить допуск сотрудника к государственной тайне

Порядок допуска сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну, регламентирован Инструкцией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2010 г. № 63.

В зависимости от степени секретности сведений сотрудникам устанавливают следующие формы допуска к гостайне:

•первая форма – для граждан, допускаемых к сведениям особой важности;

•вторая форма – для граждан, допускаемых к совершенно секретным сведениям;

•третья форма – для граждан, допускаемых к секретным сведениям.

Оформление допуска сотрудника к гостайне осуществляется по месту его работы. Для этого в организации должно быть создано режимно-секретное подразделение или назначен сотрудник, исполняющий функции режимно-секретного подразделения. При отсутствии названного режимного подразделения или ответственного сотрудника оформление допусков к гостайне может осуществлять режимно-секретное подразделение иной компании, оказывающей услуги по защите гостайны.

Подготовку материалов для оформления допуска граждан к гостайне осуществляет кадровое подразделение или сотрудник, ведущий кадровую работу в организации.

Сотрудники, которым оформляют допуск к гостайне, должны представить в отдел кадров:

•собственноручно заполненную анкету;

•документы, удостоверяющие личность и подтверждающие сведения, указанные в анкете (паспорт, военный билет, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении или расторжении брака, диплом об образовании и т. п.);

•справку об отсутствии медицинских противопоказаний для работы со сведениями, составляющими гостайну. Форма и порядок получения справки утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 26 августа 2011 г. № 989н.

Сотрудник отдела кадров должен:

•ознакомить сотрудника, оформляемого на допуск к гостайне, с нормами об ответственности за нарушение законодательства о гостайне;

•сверить сведения, указанные в анкете сотрудника, со сведениями, содержащимися в представленных им документах;

•уточнить при необходимости отдельные сведения, указанные в анкете;

•подписать анкету сотрудника, а также заверить ее печатью организации или кадрового подразделения;

•довести до сотрудника обязательства о нераспространении доверенных ему сведений, составляющих гостайну.

Режимно-секретное подразделение разрабатывает номенклатуру должностей сотрудников, которым необходим допуск к гостайне, а руководитель организации подписывает номенклатуру.

Далее номенклатуру должностей в двух экземплярах организация направляет на согласование в орган безопасности по месту своего расположения вместе с сопроводительным письмом.

Органы госбезопасности проводят проверочные мероприятия, связанные с оформлением допуска граждан к гостайне, кроме допуска по третьей форме.

После согласования номенклатуры с органом безопасности руководитель организации окончательно ее утверждает.

На сотрудника, допущенного к гостайне, в организации заводят карточку, которую хранят в режимно-секретном подразделении вместе с копией трудового договора.

Решение о допуске к гостайне оформляют записью в позиции 8 карточки сотрудника, которую заверяют подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица, а также печатью организации.

Обязательства по соблюдению требований законодательства о гостайне должны быть отражены в трудовом договоре. Примерный перечень таких обязательств приведен в приложении к Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2010 г. № 63. Если допуск оформляют уже работающему сотруднику, то обязательства по соблюдению гостайны следует указать в дополнительном соглашении к его трудовому договору.

Такие правила предусмотрены пунктами 4–5, 8–10, 19, 20–22, 27–30, 32, 36, 39, 41 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2010 г. № 63.

Прием в филиал

Вопрос из практики: как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Вопрос из практики: как оформить прием сотрудника в подразделение российской организации, расположенное за рубежом. Сотрудник является гражданином России

По общему правилу российское трудовое законодательство действует на всей территории Российской Федерации, а также распространяется и за ее пределы – на консульские и дипломатические представительства и учреждения, морские и воздушные суда и т. п. (ч. 1 ст. 13 ТК РФ, п. 1 ст. 21 Венской конвенции о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г.). При приеме на работу российского гражданина в подразделение российской организации, расположенное за рубежом, работодателем по отношению к нему выступает российская организация.

Таким образом, прием сотрудника – российского гражданина на работу в подразделение российской организации, расположенное за рубежом, в головной организации на территории России оформите в обычном порядке.

В трудовом договоре с сотрудником укажите государство, населенный пункт и наименование обособленного подразделения, в которое он направляется. Следует помнить, что на российского гражданина – сотрудника зарубежного филиала (представительства) российской организации в полном объеме распространяются нормы российского трудового права, в том числе нормы труда и отдыха.

Такой вывод следует из совокупности статей 11, 13, 20, 57, 68 Трудового кодекса РФ и подтверждается судебной практикой (см., например, кассационное определение Орловского областного суда от 17 августа 2011 г. № 33-1214).

При приеме российского гражданина в зарубежное подразделение российской организации на территории иностранного государства (например, руководителем зарубежного подразделения по доверенности) необходимо учесть специфику национального трудового права иностранного государства и нормы международного права.

При этом особенности оформления приема на работу сотрудников дипломатических представительств и консульских учреждений, а также представительств федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений за рубежом дополнительно определены главой 53 Трудового кодекса РФ.

Оформление студента на стажировку

Вопрос из практики: как оформить прием студента на учебную или производственную практику

Порядок оформления приема на учебную или производственную практику зависит от того, заключен ли между организацией и учебным заведением студента договор о производственной практике.

Практика студентов высших образовательных организаций – это составная часть программы высшего профессионального образования. Практика бывает учебная, производственная и преддипломная. Зачастую студентов направляют в организации, где они и получают необходимые навыки и опыт. Продолжительность практики устанавливает высшая образовательная организация. Это следует из пунктов 1, 5, 7, 12 и 16 Положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

Студент может быть принят на учебную или производственную практику двумя способами:

•по направлению образовательной организации для прохождения производственной практики (п. 24 ч. 1 ст. 34 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ);

•по инициативе организации, которая самостоятельно набирает студентов на стажировку (без договоров с учебными заведениями).

Организация может заключить договор с образовательной организацией высшего или среднего профессионального образования о прохождении студентами производственной практики, включая преддипломную. По такому договору организации обязаны принимать практикантов образовательных учреждений, у которых есть госаккредитация. При этом наличие вакантных должностей значения не имеет. Такой порядок следует из пункта 11 Положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383.

В случае если в организации есть вакантные должности, со студентами могут быть заключены трудовые договоры. Тогда на них распространяется трудовое законодательство. Студенты подлежат государственному социальному страхованию. Такие выводы следуют из пунктов 15–18 Положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 27 ноября 2015 г. № 1383, и пункта 15 Положения, утвержденного приказом Минобрнауки России от 18 апреля 2013 г. № 291.

При отсутствии вакантных должностей организация может заключить со студентами гражданско-правовые договоры. Тогда оплата труда и прочие условия работы студентов устанавливаются этими договорами.

Если организация самостоятельно набирает студентов для стажировки, то она может в общем порядке, как и со всеми остальными гражданами, заключить с ними гражданско-правовые или трудовые договоры (срочные или бессрочные).

Срочный трудовой договор может быть заключен со студентом на основании абзаца 9 части 2 статьи 59 Трудового кодекса РФ. Организации следует учесть, что на сотрудников-студентов распространяются все положения трудового законодательства, например, об оплате труда, предоставлении отпусков, режиме рабочего времени и т. д. Следовательно, организация обязательно должна в этом случае оплатить студенту стажировку (ст. 2 и 132 ТК РФ).

Если у организации нет договора с учебным заведением и на студента не возлагают трудовую функцию, а лишь знакомят с производством и дают выполнить практические задания пониженной сложности, то трудовой договор заключать не нужно (ст. 11, 58, 59 ТК РФ). На это указывают и суды, см., например, апелляционное определение Псковского областного суда от 5 августа 2014 г. № 33-1187/2014.

Внимание: если в конце стажировки организация проводит итоговую аттестацию и выдает документы об образовании или квалификации, она должна иметь лицензию на образовательную деятельность. За нарушение этого требования организация и ее руководитель могут быть привлечены к административной и уголовной ответственности.

Организация должна получить лицензию на право ведения образовательной деятельности, если она проводит итоговые аттестации и выдает документы об образовании и (или) квалификации. Такое требование установлено статьей 2 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ и пунктами 1–3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 28 октября 2013 г. № 966.

За нарушение этого правила организацию и ее руководителя могут привлечь к ответственности. Организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., ее руководителя – от 4000 до 5000 руб. Такая ответственность установлена в части 2 статьи 14.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кроме того, если организация получила доход от ведения образовательной деятельности без лицензии в размере более 1 500 000 руб., ее руководитель может быть привлечен к одному из следующих видов уголовной ответственности:

•штраф (до 300 000 руб. или в размере зарплаты (иного дохода) за два года);

•обязательные работы (до 480 часов);

•арест (до шести месяцев).

Если организация получила доход свыше 6 000 000 руб., ее руководитель будет привлечен к одному из следующих видов ответственности:

•штраф (от 100 000 до 500 000 руб. или в размере зарплаты (иного дохода) за период от одного до трех лет);

•лишение свободы (на срок до пяти лет), возможно со штрафом (до 80 000 руб. или в размере зарплаты (иного дохода) за период до 6 месяцев);

•принудительные работы (до пяти лет) – будет применяться с 1 января 2014 года (ч. 3 ст. 8 Закона от 7 декабря 2011 г. № 420-ФЗ).

Указанная уголовная ответственность предусмотрена статьей 171 Уголовного кодекса РФ.

Прием осужденного на исправительные работы

Вопрос из практики: какие документы необходимо оформить, если в организацию направлен гражданин для выполнения исправительных работ

Если в организацию направлен гражданин для выполнения исправительных работ, при его трудоустройстве необходимо оформить те же документы, что и приеме обычного сотрудника. Следует помнить, что с осужденным в случае назначения наказания в виде исправительных работ необходимо заключить срочный трудовой договор, например, со следующей формулировкой «... до отбытия наказания в виде исправительных работ, установленного приговором такого-то суда от такой-то даты» (ч. 1 ст. 59 ТК РФ, ст. 50 УК РФ).

Кроме того, помимо оформления обычного комплекта документов, работодателю следует заполнить и направить в уголовно-исполнительную инспекцию отрывной талон к предписанию о явке на работу, подтверждение о приеме осужденного на работу, а также ежемесячно предоставлять в уголовно-исполнительную инспекцию необходимые расчетные сведения. Такие правила установлены разделом VI Инструкции, утвержденной приказом Минюста России от 20 мая 2009 г. № 142.

Вопрос из практики: какую ответственность несет организация за допуск к работе сотрудника, не имеющего соответствующего права осуществлять деятельность (например, приняли врача, поверив сотруднику на слово, что он позже принесет сертификат специалиста, в дальнейшем оказалось, что сертификата нет)

Сотрудники отдельных категорий могут исполнять свои трудовые обязанности только при наличии специального права, которое подтверждено выданными в установленном порядке документами. К таким документам относятся лицензии, удостоверения, разрешения (например, на право управления транспортным средством, на ношение оружия, на охоту и т. п. (ст. 25 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, ст. 13 Закона от 13 декабря 1996 г. № 150-ФЗ, ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 209-ФЗ)).

Допуск к работе организацией сотрудника, который в силу закона или подзаконного акта обязан иметь соответствующее право осуществлять деятельность, однако в действительности его не имеет, является правонарушением. Организация в этом случае несет гражданско-правовую и административную ответственность.

Если в результате допуска к работе сотрудника, не имеющего соответствующего права осуществлять деятельность, причинен вред, то организация-работодатель возмещает вред, причиненный этим сотрудником при исполнении трудовых обязанностей (п. 1 ст. 1068 ГК РФ). При этом к организации, допустившей к работе сотрудника, не имеющего соответствующего права осуществления деятельности, может быть подан иск о запрещении деятельности, создающей опасность (п. 1 ст. 1065 ГК РФ).

Вне зависимости от причинения вреда такая организация в общем случае будет нести административную ответственность по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

В то же время, если организация осуществляет отдельные виды деятельности и использует труд сотрудников, не имеющих соответствующих разрешений, возможно привлечение ее к административной ответственности по иным статьям Кодекса РФ об административных правонарушениях. Так, например, за допуск иностранного гражданина (лица без гражданства) к деятельности, заниматься которой иностранцам (лицам без гражданства) запрещено, организация может быть привлечена к административной ответственности в виде штрафа от 800 000 до 1 000 000 руб. либо административного приостановления деятельности на срок от 14 до 90 суток (ч. 1 ст. 18.17 КоАП РФ). Аналогично и допуск лица, не имеющего профессиональной подготовки, подтвержденной свидетельствами (сертификатами) на право работы, к выполнению работ, на производство которых требуется специальное разрешение либо лицензия (например, работа с отходами 1–4 классов опасности), является нарушением правил ведения предпринимательской деятельности и влечет для организации наложение штрафа до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ч. 3, 4 ст. 14.1 КоАП РФ).

Прием бывшего муниципального или госслужащего

Свои особенности имеет прием на работу бывшего государственного или муниципального служащего. При устройстве на новую работу такой сотрудник обязан сообщить работодателю сведения о последнем месте своей службы. 

Данное правило касается не всех служащих, а только тех, кто отвечает двум условиям:

•с момента увольнения со службы прошло менее двух лет;

•должность служащего включена в специальные перечни.

Об этом говорится в части 2 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Так, для федеральных государственных служащих перечень утвержден Указом Президента РФ от 18 мая 2009 г. № 557. Для государственных служащих субъектов РФ и муниципальных служащих соответствующие перечни разрабатывают и утверждают органы государственной власти субъектов РФ или органы местного самоуправления. Такой порядок следует из положений и пунктов 1, 4 Указа Президента РФ от 21 июля 2010 г. № 925.

Работодатели могут ознакомиться с соответствующими перечнями должностей государственной или муниципальной службы на официальных сайтах органов федеральной или региональной государственной власти, а также органов местного самоуправления, в которых новый сотрудник ранее проходил службу. Информацию о включении той или иной должности в перечни можно также получить по запросу в федеральных или региональных органах власти или местного самоуправления, в которых сотрудник ранее проходил службу.

Это важно, потому что о заключении трудового договора с таким сотрудником работодатель должен сообщить по последнему месту его службы.

Обязательность уведомления может возникнуть и в том случае, если организация привлечет бывшего государственного или муниципального служащего для выполнения работ или оказания услуг по гражданско-правовому договору. Данное правило действует, если одновременно выполняются сразу три условия:

•с момента увольнения со службы прошло менее двух лет;

•должность бывшего служащего включена в специальные перечни;

•стоимость услуг по заключенному ГПД составляет более 100 000 руб. в месяц.

Такие правила установлены в части 4 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ. Аналогичные разъяснения дают и специалисты Минтруда России в письме от 30 января 2015 г. № 18-2/10/П-444.

Направить сообщение о заключении трудового или гражданско-правового договора с бывшим служащим нужно в течение 10 дней с момента его заключения. Сообщение составляют в произвольной форме с учетом требований из Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 г. № 29. Так, сообщение должно быть:

•оформлено на бланке организации;

•подписано руководителем либо другим уполномоченным сотрудником с правом подписи трудовых договоров со стороны работодателя;

•заверено печатью организации или кадровой службы.

В самом сообщении нужно указать:

•фамилию, имя, отчество сотрудника, в том числе прежние данные, если они менялись;

•число, месяц, год и место рождения сотрудника;

•должность, которую сотрудник замещал непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы, в соответствии со сведениями из трудовой книжки;

•полное наименование организации-работодателя, а также сокращенное при его наличии.

В зависимости от вида договора, заключенного с бывшим служащим, в сообщении следует указать еще ряд данных.

В случае заключения трудового договора это:

•дата и номер приказа о приеме на работу;

•дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен, дата начала работы, а также срок действия договора;

•наименование должности сотрудника в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение при наличии такового;

•должностные обязанности и основные направления поручаемой работы.

В случае заключения гражданско-правового договора это:

•дата и номер договора;

•срок договора, сроки начала и окончания выполнения работ или оказания услуг;

•предмет договора с кратким описанием работы или услуги, а также ее результата;

•стоимость работ или услуг по договору.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 3–7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 г. № 29.

Сообщать о приеме бывших муниципальных или государственных служащих нужно, даже если новая деятельность сотрудника не связана с должностными обязанностями, которые он выполнял по месту службы. То есть характер предстоящей работы никакого значения не имеет, важен сам факт заключения трудового или гражданско-правового договора с бывшим служащим. На это указывают и суды, см., например, постановления Ярославского областного суда от 20 июля 2015 г. № 4А-287/2015, Санкт-Петербургского городского суда от 19 ноября 2013 г. № 4а-1534/13, Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 25 октября 2013 г. № 4А-585/2013.

Внимание: за неуведомление о приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего или о заключении с ними гражданско-правового договора предусмотрена административная ответственность (ч. 5 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ, ст. 19.29 КоАП РФ).

Ответственность по статье 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях может наступить и в случае уведомления о приеме на работу бывшего служащего с опозданием (постановление Санкт-Петербургского городского суда от 20 июня 2013 г. № 4а-886/13).

При этом общий срок давности для привлечения к ответственности за нарушения в части уведомления о приеме на работу бывших госслужащих составляет 6 лет (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Это отмечают и суды, см., например, постановления Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 20 июня 2013 г. № 4а-114/2013, Пермского краевого суда от 11 апреля 2013 г. № 44а-270, постановление заместителя председателя Свердловского областного суда от 26 апреля 2013 г. № 4а-227/2013.

Следует отметить, что привлекают к ответственности за неуведомление о приеме на работу бывшего государственного служащего, как правило, руководителя организации как должностное лицо. Привлечь к ответственности другого сотрудника, например специалиста кадровой службы, могут, только если обязанность по соблюдению законодательства о противодействии коррупции прямо предусмотрена в его трудовом договоре или должностной инструкции (постановление Верховного суда РФ от 13 августа 2013 г. № 67-АД13-6).

Совет: Есть способ обезопасить организацию от штрафов из-за ситуации, распространенной преимущественно в коммерческих организациях, когда специалист службы персонала из-за редких случаев приема бывших служащих просто забывает о необходимости такого уведомления и пропускает 10-дневный срок сообщения о заключении трудового или гражданско-правового договора или не сообщает вовсе.

Чтобы избежать досадных штрафов, введите правило: при приеме на работу новых сотрудников в обязательном порядке давайте им заполнить специальное заявление, где новичок самостоятельно указывает, работал он на государственной или муниципальной службе или, напротив, не работал.

Вопрос из практики: в какой форме бывший государственный или муниципальный служащий обязан сообщить новому работодателю или заказчику в рамках договора ГПД о своем последнем месте службы

Такое уведомление возможно в любой форме – как устной, так и письменной.

На законодательном уровне не прописан конкретный порядок, по которому бывший государственный или муниципальный служащий должен сообщить новому работодателю или заказчику о своей предыдущей деятельности (ч. 2–4 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ).

Вместе с тем, уведомление работодателя в интересах самого сотрудника. Объясняется это тем, что если при заключении трудового или гражданско-правового договора с организацией бывший служащий не сообщит сведения о последнем месте своей службы, то договор с ним подлежит прекращению (ч. 3 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ). При этом расторгнуть трудовой договор нужно будет на основании пункта 11 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ в связи с нарушением установленных законодательством правил его заключения (ст. 84 ТК РФ).

Вместе с тем, специалист кадровой службы, не надеясь на получение информации от сотрудника, может инициировать получение интересующих данных и самостоятельно. Например, он может проверить сведения из трудовой книжки сотрудника, просмотрев записи в разделе «Сведения о работе» за последние два года. Кроме того, можно ввести в организации специальные формы документов, которые новичок в обязательном порядке заполняет при заключении трудового или гражданско-правового договора и там самостоятельно указывает, значился он на гражданской или муниципальной службе в течение двух последних лет или нет.

Вопрос из практики: Нужно ли уведомлять о приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего, если его уволили по сокращению или соглашению сторон

Да, нужно, если с момента увольнения прошло менее двух лет и должность служащего включена в специальные перечни.

При приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего работодатель должен сообщать об этом по последнему месту его работы в том случае, если выполняются необходимые условия для такого уведомления. Такие правила установлены в части 4 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ. При этом, на каком основании был уволен со службы государственный или муниципальный служащий (по сокращению, по соглашению, по собственному желанию и т. п.), значения не имеет (ст. 64.1 ТК РФ, ч. 2 ст. 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ).

Таким образом, о приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего нужно сообщать по последнему месту его работы, если выполняются необходимые условия для такого уведомления. При этом не важно, по какому основанию он был уволен со службы.

Внимание: если организация, в которой работал бывший госслужащий, ликвидирована, уведомление тоже составьте и направьте в вышестоящее ведомство (учредителю) ликвидированной организации. Такой подход следует из системного толкования положений статьи 64.1 Трудового кодекса РФ, статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Прием бывшего государственного или муниципального служащего по согласованию со специальной комиссией

В некоторых случаях бывший государственный или муниципальный служащий может работать в новой организации на основании трудового или гражданско-правового договора только при наличии согласия специальной комиссии. 

Это правило действует, если:

•отдельные функции по государственному управлению новой организацией раньше входили в служебные обязанности бывшего служащего;

•с момента увольнения со службы прошло менее двух лет;

•должность бывшего служащего включена в специальные перечни;

•стоимость услуг по договору составляет более 100 000 руб. – если речь идет о заключении ГПД.

Это предусмотрено в части 1 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Комиссия рассматривает обращение бывшего служащего о даче указанного согласия в течение семи дней со дня его поступления. О принятом решении комиссия уведомляет бывшего служащего и иных заинтересованных лиц в письменной форме в виде копии или выписки из протокола – в течение одного рабочего дня и в устной форме – в течение трех рабочих дней. Это предусмотрено в части 1.1 статьи 12 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

В настоящее время порядок формирования и деятельности специальной комиссии установлен для служащих федерального уровня в Положении, утвержденном Указом Президента РФ от 1 июля 2010 г. № 821. Правила функционирования соответствующих комиссий для региональных госслужащих и служащих органов местного самоуправления утверждают нормативными актами регионального и местного уровня (п. 8 Указа Президента РФ от 1 июля 2010 г. № 821).

Внимание: за заключение трудового или гражданско-правового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим без согласования специальной комиссии организация может быть привлечена к административной ответственности (ст. 19.29 КоАП РФ).

При этом в законодательстве не установлена обязанность бывшего служащего предъявлять при трудоустройстве решение комиссии, а комиссия в общем случае не обязана направлять свое решение, помимо сотрудника, еще и его потенциальному работодателю. В таких условиях во избежание досадных штрафов специалисту кадровой службы следует быть максимально осторожным при заключении трудового или гражданско-правового договора с человеком, который подпадает под условия, при которых для оформления договора требуется получение специального разрешения.